De klant was een KMO/MKB. Sterk in logistieke en commercële processen, maar IT speelde er de tweede viool.
Tijdens een grote vernieuwing van de bestaande legacy systemen werd duidelijk dat ook de werkwijze van de ondersteunende IT diensten moest worden herbekeken.
“Bij de start voelde het alsof elk proces een steen was dat we moesten aandragen” vertelt de IT manager, “maar naarmate we verder gingen zagen we dat alles begon te klikken en we een stevig huis optrokken.”
We gingen aan de slag, nerzijds vanuit de toenemende druk van de commerciële eindgebruikers en anderzijds vanuit de behoefte tot nauwere samenwerking tussen ontwikkelingsteams en operationele teams van het IT departement.
De grootste uitdaging was de verschillende teams opnieuw leren samenwerken met duidelijke focus op de klant.
Daartoe hebben we onder meer workshops gehouden met verschillende teams bij de eindklant om zo duidelijkere behoeftes en prioriteiten op te stellen. Op deze manier kon IT gepast schakelen en meedenken. Zolang alles prioriteit 1 was, was niets echt prioriteit.
Onze grootste uitdaging was om opnieuw 1 organisatie bouwen.
Procesmatig konden we steunen op frameworks zoals ITIL om de servicedesk en ondersteunende processen in te richten.
Een Prince2 Agile techniek was nodig om het ontwikkelingsteam opnieuw de nodige vrijheid te geven, zonder al te grote schok te veroorzaken bij het management team en bij programmamanagement.
Het uitwerken en uitrollen van een nieuwe blueprint kostte ons maar enkele weken. Het begeleiden van de verschillende teams om opnieuw 1 team te worden met 1 focus was het onze grootste uitdaging. Het dagelijkse werk zowel bij IT als commericeel moest natuurlijk gewoon blijven lopen.
Een combinatie van workshops, coaching en detachering heeft ons geholpen om optimaal de beleving van elke partij te vatten en ze opnieuw complementair te krijgen. Elk met hun eigenheid en sterkten, maar nu binnen 1 groter geheel.
“Ik herinner me toen we hiermee startten dat ik er echt geen zin in had. Ik had te veel brandjes te blussen om hier nu even stil te staan bij de behoeften van een ander team. Maar na een paar sessies werden ineens de problemen van de week aangekaart. Ineens zaten we samen als 1 team en werkten we aan een blijvende oplossing. Toen besefte ik hoe veel energie ik al die tijd verloren had.”
